Genel Mektup No:
835
Tarih:
17/09/2018
İLGİLİLER: ANONİM ORTAKLIKLAR VE DİĞER SERMAYE ŞİRKETLERİ
1) e-YKS: Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun (TTK) 1527 nci maddesi ile günümüz teknolojisindeki gelişmeler de dikkate alınarak sermaye şirketlerinde müdürler kurulu ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesine imkan tanınmıştır. Ticaret Bakanlığının konuya ilişkin özel düzenlemesi olan “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliği” ile sisteme ilişkin detaylı düzenleme yapılmıştır. Diğer yandan yönetim kurulunun görevlerini etkin olarak yerine getirebileceği sıklıkta toplanması, üyelerin her toplantıya katılmaya ve toplantılarda görüş bildirmeye özen göstermesi ve elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına imkan sağlanması Sermaye Piyasası Kurulu’nun Kurumsal Yönetim İlkeleri (Madde 4.4.1) arasındadır.
Kuruluşumuzca yazılımı tamamlanan e-YKS: Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi, anonim ortaklık yönetim kurulu toplantılarının ve diğer sermaye şirketlerinin müdürler kurulu toplantılarının elektronik ortamda hukuken geçerli olarak yapılabileceği bir bilişim sistemidir. e-YKS ile yönetim kurulu üyeleri, dünyanın neresinde olursa olsun zaman ve mekandan bağımsız olarak yönetim kurulu toplantılarına hukuken geçerli olarak katılabilir ve yönetim kurulu kararları anlık olarak alınıp e-YKS den imzalanabilir.
Gelişen teknolojilerin kurumsal hayata entegrasyonu yönetim kurulu toplantılarına da yansımış, zaman ve maliyet tasarrufu yanında yöneticilerin bilgiye erişimini de kolaylaştıran sistemler bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır. e-YKS ile, Türkiye'nin içinde bulunduğu bilgi toplumuna dönüşüm sürecinin bir parçası olarak, şirketlerimizin yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda güvenli bir şekilde yapılabilmesi ve bu toplantılara elektronik ortamda görüntülü ve sesli katılım, görüş ve öneride bulunma, oy kullanabilme, kararların güvenli bir ortamda elektronik olarak imzalanması ve tüm süreçlerin en az maliyetle sunulması amaçlanmıştır.
e-GKS, e-ŞİRKET ve e-ÜRÜN projelerinden sonra Ticaret Bakanlığı’nın inisiyatifiyle MKK’nın geliştirdiği başlıca dijital şirket uygulamalarından bir diğeri olan e-YKS’nin tasarım ve geliştirme aşamalarında, dünyada en iyi uygulama örneği olarak gösterilen sistemler ve gelişmiş piyasaların uyum göstermek için çalışmalar yürüttüğü uluslararası standartlar ve düzenlemeler örnek alınmış, ilgili uluslararası düzenlemelere ve standartlara tamamen uyumlu, muadil sistemlerden daha fazla özellik barındıran bir sistem geliştirilmiştir. Tamamıyla MKK’da geliştirilen bu yerli ve milli yazılım, yabancı ülkelere ihraç edilecek ve kolaylıkla kullanılabilecek bir altyapıda hazırlanmıştır.
e-YKS, yönetim kurulu üyelerinin sadece toplantı anında görüşlerini iletip, oylarını elektronik ortamda kullanabildiği bir sistemden öte, isteyen şirketlerin yönetim kurulu toplantı sürecinin ve işlemlerinin tümünün tek bir merkezden yapılabilmesine imkan veren dinamik ve özgün bir bilişim sistemi olarak dizayn edilmiştir. İsteyen şirketler elektronik ortamda toplantı yapmaksızın sadece yönetim kurulu kararlarının elektronik olarak imzalanması sürecini de tercih edebilecektir. e-YKS uygulaması şirketlerin kendi sistemlerinde barındırılacak olup, sisteme sadece güvenli elektronik imza ile girilebilmesinin yanında tüm bilgi ve belgeler sisteme şifreli olarak yüklenebilecektir.
e-YKS ile, ülkemizde faaliyet gösteren şirketlerin yönetim kurulu toplantıları, üyelerin aynı yerleşkede bir araya gelmesine gerek olmadan hukuken geçerli olarak yapılabilecek, şirketlere zaman ve maliyet tasarrufu sağlanacaktır. Bunun dışında, şirketlerde ivedi olarak karar alma gerekliliği ortaya çıktığı durumlarda e-YKS de kararlar anlık olarak alınabileceğinden, şirketlerin elinde e-YKS gibi bir uygulama bulunması fiziksel güçlüklerin aşılmasında veya fırsatların yakalanmasında şirketlerimize ilave hız kazandırarak karlılıklarını arttıracaktır.
e-YKS ile, e-GKS uygulamasında olduğu gibi ülkemizdeki sınır ötesi oy kullanma önündeki tüm engellerin kaldırılmış olması, ülkemizin kurumsal yönetim kalitesinin artmasına, kurumsal yönetim düzeyimizin yükselmesine ve yabancı yatırımların ülkemize yönelmesine önemli katkılar sağlayacaktır.
2) e-YKS’nin Temel Bazı Özellikleri
Kuruluşumuzca geliştirilen e-YKS’nin bazı temel özellikleri aşağıda yer almaktadır:
Ø Elektronik Yönetim Kurulu Toplantı Odası
§ Çoklu ses ve görüntü aktarımı
· Elektronik ortamda uygulamaya giriş yapan yönetim kurulu üyelerinin görüntü ve sesleri kendileri veya moderatör kontrolünde paylaşılabilir. Toplantıya elektronik ortamda katılan yönetim kurulu üyeleri birbirini ve toplantı odasını görebilir.
§ Eşzamanlı görüş ve oy gönderimi
· Yönetim kurulu üyeleri gündem maddelerine ilişkin oy ve görüşlerini toplantı sırasında anlık olarak sesli veya yazılı olarak iletebilir.
§ Toplantı Sırasında Doküman Paylaşımı
· Toplantı sırasında moderatör tarafından bütün katılımcıların ekranlarında görüntülenecek şekilde doküman paylaşımı yapılabilir.
§ Fiziksel Katılımcı Entegrasyonu
· Fiziksel katılımcı listesi uygulamaya tanımlanabilir ve canlı toplantı anında fiziksel katılımcıların oyları da moderatör tarafından sisteme işlenebilir.
§ Sonuç Görüntüleme
· Oylama işlemi moderatör tarafından sonlandırıldığında tüm elektronik katılımcılara ilgili gündem maddesine ait oy sonuç detayı anlık olarak grafiklerle gösterilir.
Ø Çoklu Dil Desteği
§ Uygulama ara yüzleri çoklu dil desteğine sahiptir. Güncel durum itibariyle platformda Türkçe ve İngilizce dil desteği bulunmakla birlikte yeni bir dil desteğin eklenmesi de teknik olarak mümkündür.
Ø Elektronik İmza ile Doküman İmzalama
§ Yönetim kurulu kararları, yasal geçerliliği olacak şekilde güvenli elektronik imza ile imzalanır.
Ø İzlenebilir Aktivite Geçmişi
§ İmzalı dokümanlardaki imza geçmişi ve elektronik toplantı sırasında gündem maddesi detayında verilen oylar incelenebilir.
Ø Güncellenebilir Doküman ve Sayfalar
§ Şirket bilgileri, toplantı bilgileri, yönetim kurulu üye bilgileri şirket yetkili kullanıcısı tarafından yönetilebilmektedir.
§ Toplantı ve gündeme ait dokümanlar toplantı öncesinde, anında ve sonrasında güncellenebilmektedir.
Ø Mail Kullanıcı Bildirimleri
§ Uygulamada gerçekleşen tanımsal aktiviteler ve bu aktivitelerdeki güncellemeler yönetim kurulu üyelerine e-posta yolu ile iletilmektedir.
Ø Gelişmiş Arama ve Raporlama
§ Toplantı ve dokümanlar, içeriğindeki veya başlığındaki veriler ile aranabilmektedir.
§ Toplantı ve gündem dokümanları toplu veya tekil olarak indirilebilmektedir.
§ Toplantı sonucu oluşturulan raporlar indirilebilmektedir.
Ø Rol Bazlı Sınırlandırılmış Yetkinlikler
§ Uygulama üzerindeki bütün fonksiyonlar bir yetki ile ilişkilendirilmiş olup bu yetkiler rol bazlı yönetilebilir.
e-YKS hizmetimizin, Ticaret Bakanlığının yetkilendirmesi sonrasında 01.11.2018 tarihi itibariyle şirketlere sunulmaya başlanması planlanmaktadır. e-YKS kullanım koşulları ve ayrıntılı bilgi için 0212 334 74 75 no’lu telefon veya eyks@mkk.com.tr e-posta adresi üzerinden iletişime geçilebilir.
Saygılarımızla,
1) e-YKS: Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun (TTK) 1527 nci maddesi ile günümüz teknolojisindeki gelişmeler de dikkate alınarak sermaye şirketlerinde müdürler kurulu ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesine imkan tanınmıştır. Ticaret Bakanlığının konuya ilişkin özel düzenlemesi olan “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliği” ile sisteme ilişkin detaylı düzenleme yapılmıştır. Diğer yandan yönetim kurulunun görevlerini etkin olarak yerine getirebileceği sıklıkta toplanması, üyelerin her toplantıya katılmaya ve toplantılarda görüş bildirmeye özen göstermesi ve elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına imkan sağlanması Sermaye Piyasası Kurulu’nun Kurumsal Yönetim İlkeleri (Madde 4.4.1) arasındadır.
Kuruluşumuzca yazılımı tamamlanan e-YKS: Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi, anonim ortaklık yönetim kurulu toplantılarının ve diğer sermaye şirketlerinin müdürler kurulu toplantılarının elektronik ortamda hukuken geçerli olarak yapılabileceği bir bilişim sistemidir. e-YKS ile yönetim kurulu üyeleri, dünyanın neresinde olursa olsun zaman ve mekandan bağımsız olarak yönetim kurulu toplantılarına hukuken geçerli olarak katılabilir ve yönetim kurulu kararları anlık olarak alınıp e-YKS den imzalanabilir.
Gelişen teknolojilerin kurumsal hayata entegrasyonu yönetim kurulu toplantılarına da yansımış, zaman ve maliyet tasarrufu yanında yöneticilerin bilgiye erişimini de kolaylaştıran sistemler bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır. e-YKS ile, Türkiye'nin içinde bulunduğu bilgi toplumuna dönüşüm sürecinin bir parçası olarak, şirketlerimizin yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda güvenli bir şekilde yapılabilmesi ve bu toplantılara elektronik ortamda görüntülü ve sesli katılım, görüş ve öneride bulunma, oy kullanabilme, kararların güvenli bir ortamda elektronik olarak imzalanması ve tüm süreçlerin en az maliyetle sunulması amaçlanmıştır.
e-GKS, e-ŞİRKET ve e-ÜRÜN projelerinden sonra Ticaret Bakanlığı’nın inisiyatifiyle MKK’nın geliştirdiği başlıca dijital şirket uygulamalarından bir diğeri olan e-YKS’nin tasarım ve geliştirme aşamalarında, dünyada en iyi uygulama örneği olarak gösterilen sistemler ve gelişmiş piyasaların uyum göstermek için çalışmalar yürüttüğü uluslararası standartlar ve düzenlemeler örnek alınmış, ilgili uluslararası düzenlemelere ve standartlara tamamen uyumlu, muadil sistemlerden daha fazla özellik barındıran bir sistem geliştirilmiştir. Tamamıyla MKK’da geliştirilen bu yerli ve milli yazılım, yabancı ülkelere ihraç edilecek ve kolaylıkla kullanılabilecek bir altyapıda hazırlanmıştır.
e-YKS, yönetim kurulu üyelerinin sadece toplantı anında görüşlerini iletip, oylarını elektronik ortamda kullanabildiği bir sistemden öte, isteyen şirketlerin yönetim kurulu toplantı sürecinin ve işlemlerinin tümünün tek bir merkezden yapılabilmesine imkan veren dinamik ve özgün bir bilişim sistemi olarak dizayn edilmiştir. İsteyen şirketler elektronik ortamda toplantı yapmaksızın sadece yönetim kurulu kararlarının elektronik olarak imzalanması sürecini de tercih edebilecektir. e-YKS uygulaması şirketlerin kendi sistemlerinde barındırılacak olup, sisteme sadece güvenli elektronik imza ile girilebilmesinin yanında tüm bilgi ve belgeler sisteme şifreli olarak yüklenebilecektir.
e-YKS ile, ülkemizde faaliyet gösteren şirketlerin yönetim kurulu toplantıları, üyelerin aynı yerleşkede bir araya gelmesine gerek olmadan hukuken geçerli olarak yapılabilecek, şirketlere zaman ve maliyet tasarrufu sağlanacaktır. Bunun dışında, şirketlerde ivedi olarak karar alma gerekliliği ortaya çıktığı durumlarda e-YKS de kararlar anlık olarak alınabileceğinden, şirketlerin elinde e-YKS gibi bir uygulama bulunması fiziksel güçlüklerin aşılmasında veya fırsatların yakalanmasında şirketlerimize ilave hız kazandırarak karlılıklarını arttıracaktır.
e-YKS ile, e-GKS uygulamasında olduğu gibi ülkemizdeki sınır ötesi oy kullanma önündeki tüm engellerin kaldırılmış olması, ülkemizin kurumsal yönetim kalitesinin artmasına, kurumsal yönetim düzeyimizin yükselmesine ve yabancı yatırımların ülkemize yönelmesine önemli katkılar sağlayacaktır.
2) e-YKS’nin Temel Bazı Özellikleri
Kuruluşumuzca geliştirilen e-YKS’nin bazı temel özellikleri aşağıda yer almaktadır:
Ø Elektronik Yönetim Kurulu Toplantı Odası
§ Çoklu ses ve görüntü aktarımı
· Elektronik ortamda uygulamaya giriş yapan yönetim kurulu üyelerinin görüntü ve sesleri kendileri veya moderatör kontrolünde paylaşılabilir. Toplantıya elektronik ortamda katılan yönetim kurulu üyeleri birbirini ve toplantı odasını görebilir.
§ Eşzamanlı görüş ve oy gönderimi
· Yönetim kurulu üyeleri gündem maddelerine ilişkin oy ve görüşlerini toplantı sırasında anlık olarak sesli veya yazılı olarak iletebilir.
§ Toplantı Sırasında Doküman Paylaşımı
· Toplantı sırasında moderatör tarafından bütün katılımcıların ekranlarında görüntülenecek şekilde doküman paylaşımı yapılabilir.
§ Fiziksel Katılımcı Entegrasyonu
· Fiziksel katılımcı listesi uygulamaya tanımlanabilir ve canlı toplantı anında fiziksel katılımcıların oyları da moderatör tarafından sisteme işlenebilir.
§ Sonuç Görüntüleme
· Oylama işlemi moderatör tarafından sonlandırıldığında tüm elektronik katılımcılara ilgili gündem maddesine ait oy sonuç detayı anlık olarak grafiklerle gösterilir.
Ø Çoklu Dil Desteği
§ Uygulama ara yüzleri çoklu dil desteğine sahiptir. Güncel durum itibariyle platformda Türkçe ve İngilizce dil desteği bulunmakla birlikte yeni bir dil desteğin eklenmesi de teknik olarak mümkündür.
Ø Elektronik İmza ile Doküman İmzalama
§ Yönetim kurulu kararları, yasal geçerliliği olacak şekilde güvenli elektronik imza ile imzalanır.
Ø İzlenebilir Aktivite Geçmişi
§ İmzalı dokümanlardaki imza geçmişi ve elektronik toplantı sırasında gündem maddesi detayında verilen oylar incelenebilir.
Ø Güncellenebilir Doküman ve Sayfalar
§ Şirket bilgileri, toplantı bilgileri, yönetim kurulu üye bilgileri şirket yetkili kullanıcısı tarafından yönetilebilmektedir.
§ Toplantı ve gündeme ait dokümanlar toplantı öncesinde, anında ve sonrasında güncellenebilmektedir.
Ø Mail Kullanıcı Bildirimleri
§ Uygulamada gerçekleşen tanımsal aktiviteler ve bu aktivitelerdeki güncellemeler yönetim kurulu üyelerine e-posta yolu ile iletilmektedir.
Ø Gelişmiş Arama ve Raporlama
§ Toplantı ve dokümanlar, içeriğindeki veya başlığındaki veriler ile aranabilmektedir.
§ Toplantı ve gündem dokümanları toplu veya tekil olarak indirilebilmektedir.
§ Toplantı sonucu oluşturulan raporlar indirilebilmektedir.
Ø Rol Bazlı Sınırlandırılmış Yetkinlikler
§ Uygulama üzerindeki bütün fonksiyonlar bir yetki ile ilişkilendirilmiş olup bu yetkiler rol bazlı yönetilebilir.
e-YKS hizmetimizin, Ticaret Bakanlığının yetkilendirmesi sonrasında 01.11.2018 tarihi itibariyle şirketlere sunulmaya başlanması planlanmaktadır. e-YKS kullanım koşulları ve ayrıntılı bilgi için 0212 334 74 75 no’lu telefon veya eyks@mkk.com.tr e-posta adresi üzerinden iletişime geçilebilir.
Saygılarımızla,
